Bien qu’elle puisse être fastidieuse, la gestion des notes de frais est une tâche cruciale pour toute entreprise. Heureusement, il existe certaines pratiques que vous pouvez suivre pour faciliter le processus. Cette responsabilité repose sur les épaules des équipes administratives et financières, mais suivre ces conseils peut aider toutes les personnes concernées.
Utiliser un bon logiciel de gestion des notes de frais
Le logiciel de note de frais est bénéfique tant pour les employeurs que pour les employés, car il permet de rembourser facilement les dépenses liées au travail.
Après qu’une dépense a été engagée, l’employeur ou le gestionnaire reçoit une notification afin de valider ou d’annuler la demande. Se tourner vers un logiciel de gestion des notes de frais est une excellente option pour se faciliter les tâches dans une entreprise.
Un logiciel de gestion des notes de frais personnalisé et automatisé permet de gagner du temps en respectant le processus de dépenses de l’entreprise. Avec cette solution, les employés peuvent prendre des photos des reçus ou intégrer les données des rapports de carte. En outre, des règles simples sont mises en place pour garantir la conformité et éviter tout problème de traitement. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les coûts.
Faire un contrôle régulier des notes de frais
Il existe deux façons principales de gérer les notes de frais : les contrôles ponctuels et les contrôles aléatoires. Dans le cas d’un contrôle ponctuel, vous choisissez les notes de frais qui doivent être vérifiées (par exemple, les dépenses inhabituelles, les doublons ou les dépenses effectuées le week-end). Dans le cas d’un contrôle aléatoire, vous sélectionnez les dépenses d’un employé au hasard une fois par an.
En suivant vos dépenses, vous pouvez mieux surveiller votre budget dans son ensemble. Vous pouvez également identifier des moyens d’économiser de l’argent en effectuant une analyse des coûts. Les rapports automatisés peuvent faciliter ce processus.
Diffuser une bonne politique de défenses
La prochaine étape vers une gestion des frais plus efficace pour votre entreprise est de créer et de mettre en œuvre une politique de frais claire, concise et cohérente. Ce document précisera quels types de dépenses peuvent être couverts par l’entreprise, ainsi que la procédure que les employés doivent suivre pour demander un remboursement. Le fait de disposer de ces informations aidera à réguler les dépenses professionnelles et à tout organiser.
Les règles de présentation des notes de frais doivent inclure la date limite pour les envoyer, joindre les reçus et recevoir le remboursement. On peut prévoir un document uniforme que tous les employés remplissent lorsqu’ils font une note de frais. L’objectif est de disposer d’un système efficace de validation et de remboursement des frais. Le fait de diviser la politique de dépenses en sections la rend plus facile à comprendre : voyages d’affaires, indemnités kilométriques, frais de restauration… La mise en place d’une politique précise permet de gagner du temps lors du remboursement d’un employé et de faciliter les choses en cas d’audit de l’entreprise.
