La dématérialisation de factures est devenue monnaie courante dans de très nombreuses entreprises. Cela représente un gain de temps et d’argent considérable et aide surtout à rendre fluide les différentes procédures d’archivage de documents et surtout les opérations commerciales. En passant à la facture électronique, vous pouvez donc profiter de plusieurs avantages non négligeables. Mais qu’est-ce qu’exactement la facturation électronique et pourquoi se tourner vers cette nouvelle pratique ?
Zoom sur les éléments de réponses à cette problématique.
Définition de facturation électronique
La facture électronique représente une facturation dématérialisée. Cela dit, les entreprises qui se tournent vers cette pratique ne sont plus dans l’obligation d’imprimer leurs factures avant de les signer. La facture numérique est donc totalement différente de la facture simple sur papier que l’on doit scanner avant d’envoyer. La facturation électronique est donc l’ensemble des opérations de facturation, l’édition, de l’envoi par email des factures. Les différentes étapes sont alors dématérialisées pour que la facturation soit définie comme numérique.
Le fait d’apposer une signature de facture électroniquement est régit par différents règlements pour avoir une valeur légale et surtout pour garantir l’intégrité du signataire.
Pour être totalement valide, la facture numérique doit suivre les règles suivantes:
- Garantir l’identité du signataire. Ce dernier peut être une personne morale ou physique.
- Assurer l’intégrité du contenu pour que personne ne puisse le modifier.
- Être lisible durant toutes les étapes de la vie du document, de son émission à sa destruction.
Ce document dit aussi être mis en place en répondant aux mêmes obligations que la facture sur papier. La facture électronique doit alors être composée de plusieurs éléments comme le numéro de la facture, la date, le numéro et le taux de TVA, la quantité de produit ou de service ainsi que le prix.
Pourquoi choisir la facture électronique ?
La facture électronique représente la meilleure solution dans le cadre d’une dématérialisation des documents dans une entreprise spécifique. Pour que la facture soit considérée comme électronique, toutes les étapes de sa mise en place doivent être dématérialisées. Les raisons de choisir d’utiliser la facture électronique sont nombreuses.
Lorsqu’on parle de facture numérique, on pense directement au fait que l’entreprise n’a plus besoin d’imprimer plusieurs documents avant de les signer. Cela dit, qui dit moins de papiers dit gain de temps et d’argent considérable. Se tourner vers la signature électronique de facture permet alors d’éliminer toutes les tâches qui sont liées à la manipulation de papier, ce qui vous aide à pouvoir augmenter votre productivité et surtout avoir plus de temps pour vous occuper d’autres tâches importantes dans votre travail. L’archivage est également nulle du fait que les factures restent numériques et aucune impression n’est faite.
La facturation électronique aide aussi à faire des économies d’argent. Cela s’explique par le fait que cette solution permet de réduire de 50 à 75 pourcent de coût d’émission des factures.
Vous pouvez également, grâce à la facturation électronique, réduire l’impact environnemental de la facturation dans votre entreprise. Ce qui vous aide donc à participer de manière très active à la protection de l’environnement.
