Le but de la gestion électronique des documents, ou GED, est de regrouper toutes les techniques et tous les outils de gestion informatique afin de dématérialiser, gérer et stocker les documents électroniques. À partir de ce procédé, il est possible pour l’entreprise de mieux tracer ses documents, ce qui peut augmenter sa productivité. Différents enjeux sont liés à la mise en place de la GED.
Les enjeux organisationnels de la GED
Si vous vous demandez encore qu’est-ce que la GED, sachez que c’est un processus informatique qui permet à l’entreprise de bien gérer ses documents. Cette démarche a ainsi des enjeux organisationnels puisqu’elle permet d’organiser au mieux les informations à partir de la dématérialisation des documents papier.
Grâce à la GED, il est possible de maitriser les flux des documents, qu’ils soient physiques ou numériques. Elle favorise la mise en place d’une interface centralisée à partir de laquelle il est possible de retracer tout document.
À propos de traçabilité des documents, elle est renforcée avec la GED qui permet de faire une bonne indexation . Il est ainsi facile de suivre en temps réel l’état de traitement d’un document.
La GED améliore également la circulation des documents puisqu’ils sont dématérialisés. Elle est ainsi particulièrement avantageuse pour les entreprises qui exploitent plusieurs sites éloignés les uns des autres.
En outre, la GED augmente la productivité, car il y a un gain de temps lors de la recherche des documents. Les erreurs d’indexation et d’archivage sont réduites grâce au remplissage automatique.
Les enjeux économiques de la GED
En ce qui concerne les enjeux économiques de la GED, il est notamment nécessaire de préparer le budget parfait . Mais sachez que celui-ci ne se limite pas seulement à l’achat d’un logiciel. Car en plus de cette acquisition, il est bon de tenir compte des investissements liés à l’installation de certaines infrastructures techniques, comme l’installation de matériels informatiques. Il est aussi important d’évoquer les coûts financiers impliquant l’acquisition, le classement, le stockage ainsi que la diffusion des documents.
Mais toutes ces sorties d’argent sont par la suite rentabilisées, après la mise en place de la GED. En effet, la gestion électronique des documents améliore la rentabilité de l’entreprise de l’ordre de 3 à 5% de son chiffre d’affaires. La GED optimise la productivité par la réduction du coût découlant du traitement, de la production, du stockage, de l’archivage et de la recherche de documents. Aussi, le fait d’utiliser moins de support papier diminue les dépenses liées à l’achat des consommables.
Les enjeux réglementaires de la GED
Il est également bon de savoir que la GED a des enjeux réglementaires. En effet, cette démarche informatique permet de répondre de manière efficace à certaines contraintes légales et aux exigences des normes ISO qui incluent la sécurité vis-à-vis des engagements au respect de l’environnement et ma qualité.
En ayant recours à la GED, vous pourrez assurer l’authenticité de vos documents, et ce, grâce à la signature numérique. Aussi, elle permet d’identifier l’auteur d’un document et de faire un suivi en temps . La GED évite également la destruction accidentelle d’un document et son stockage durant un certain temps déterminé. La gestion électronique des documents est ainsi la bienvenue pour répondre convenablement aux exigences de la législation .
L’un des enjeux réglementaires de la GED est l’accès aux démarches ISO, en termes de qualité, de sécurité d’environnement. Ce processus permet d’apporter une réponse aux exigences des normes qualité imposant la traçabilité de tous les documents.
Pour la sécurité de certains documents confidentiels, les logiciels de GED permettent en général le ciblage des utilisateurs. Très souvent, des systèmes de mot de passe de codification sont prévus à cet effet. Cela permet à l’entreprise d’éviter la divulgation de documents confidentiels par simple imprudence.
Par ailleurs, la GED permet le respect de certaines réglementations en lien avec la protection de l’environnement. La dématérialisation des documents papier réduit l’utilisation des consommables comme l’encre, ce qui a un impact environnemental intéressant.